Menu głosowe dla firm

IVR.
Klient wybiera.
Połączenie trafia we właściwe miejsce.

Przywitaj klienta, zaproponuj odpowiedni dział i skieruj rozmowę do pracownika. Na typowe pytania menu głosowe może odpowiedzieć bez udziału konsultanta.

Pierwsza odpowiedź dla klienta

Handlowiec jest zajęty.
Menu już pomaga dzwoniącemu.

W godzinach pracy

Klient nie musi wyjaśniać w recepcji, do którego działu dzwoni. Słyszy krótkie powitanie i wybiera temat rozmowy przyciskiem telefonu.

Po zamknięciu biura

IVR może podać godziny pracy, odtworzyć przydatne informacje lub zaproponować zostawienie wiadomości głosowej według ustalonego scenariusza.

Czym jest IVR

Nawigacja po Twojej firmie
przez telefon

IVR (Interactive Voice Response) to interaktywne menu głosowe. Odtwarza nagrane wskazówki i wykonuje działanie zgodnie z wyborem klienta przez wybieranie tonowe.

System pomaga rozdzielać połączenia przychodzące, odpowiadać na powtarzalne pytania i zbierać wiadomości. Logika menu odzwierciedla strukturę oraz procesy firmy.

Jeden wybór — właściwe działanie

Połączenie z działem, odtworzenie komunikatu lub nagranie wiadomości. Każdemu punktowi przypisujesz odpowiednią trasę.

Przykładowy scenariusz

Jak klient korzysta z menu głosowego

Przykład firmy z działem sprzedaży, wsparciem i dostawą. Nazwy opcji i działania można dostosować.

„Witamy! Dziękujemy za telefon do naszej firmy. W sprawie oferty naciśnij 1, aby uzyskać wsparcie — 2, w sprawie dostawy — 3”.

Naciśnij 1

Sprzedaż

Połączenie z handlowcem, który pomoże dobrać produkt lub usługę.

Naciśnij 2

Wsparcie

Przekazanie połączenia specjalistom do spraw obsługi i pomocy technicznej.

Naciśnij 3

Dostawa

Połączenie z odpowiedzialnym pracownikiem lub komunikat informacyjny.

W scenariuszu uwzględnimy również brak wyboru, nieprawidłowy przycisk, zajętość pracowników i godziny poza pracą biura.

Możliwości IVR

Więcej niż powitanie

Informacje bez konsultanta

Odtwarzaj godziny pracy, zasady obsługi lub odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Łączenie z pracownikami

Kieruj rozmowy do właściwego działu lub specjalisty według wybranej opcji.

Wiadomości głosowe

Zaproponuj zostawienie wiadomości, gdy pracownik jest niedostępny lub biuro już zamknięte.

Przekierowania

Uwzględnij przekazanie rozmowy na uzgodniony numer pracownika działającego poza biurem.

Ankiety dla klientów

Wykorzystaj wybór przyciskami do zbierania odpowiedzi i oceny obsługi w skonfigurowanym scenariuszu.

Odbieranie faksów

Jeśli firma korzysta z faksu, omówimy jego obsługę w ramach rozwiązania telefonicznego.

Ankiety, poczta głosowa, faks i inne dodatkowe scenariusze są uruchamiane w uzgodnionej konfiguracji. Ich zakres określimy podczas wyceny.

Trzy zadania w jednym systemie

Menu, automatyczna sekretarka
i komunikaty informacyjne

01 · Skieruj rozmowę

Interaktywne menu

Klient wybiera opcję tonowo, a system kieruje połączenie według ustalonej trasy.

02 · Przyjmij wiadomość

Automatyczna sekretarka

Odtwarza komunikat firmy i proponuje dzwoniącemu nagranie wiadomości.

03 · Przekaż informację

Automatyczny informator

Odtwarza przygotowany komunikat i pomaga odpowiedzieć na typowe pytania bez łączenia z handlowcem.

Korzyści dla wszystkich

Mniej zbędnego przełączania

Dla pracowników

• Mniej powtarzalnych wyjaśnień i ręcznego przekazywania rozmów.
• Połączenia trafiają zgodnie z tematem wybranym przez klienta.
• Karta klienta może się otwierać po podłączeniu integracji z CRM.

Dla kierowników

• Można ustalić wspólne zasady obsługi połączeń.
• Statystyki centrali pomagają ocenić obciążenie działów.
• Ankiety umożliwiają zbieranie opinii.

Dla klientów

• Jasny sposób kontaktu z właściwym działem.
• Część informacji jest dostępna bez czekania na handlowca.
• Dostępny scenariusz kontaktu poza godzinami pracy.

Do różnych potrzeb biznesowych

Gdzie sprawdza się menu głosowe

Wsparcie i call center

Podział według tematów, komunikaty informacyjne, łączenie ze specjalistami i zbieranie ocen obsługi.

Kliniki i firmy usługowe

Godziny pracy, połączenie z rejestracją lub właściwym działem. Automatyczne umawianie wizyt wymaga osobnej integracji.

Dostawa i logistyka

Połączenie z działem dostawy i odpowiedzi na typowe pytania. Indywidualny status przesyłki można omówić przy integracji z systemem firmy.

Sklepy i działy sprzedaży

Konsultacje, warunki zakupu, wybór działu i przekierowanie do odpowiedzialnego handlowca.

IVR i wirtualna centrala

Menu jako część wspólnego
systemu obsługi połączeń

Wirtualna centrala łączy numery firmowe, pracowników i trasy połączeń. IVR pomaga wybrać właściwy kierunek w tym systemie.

Po podłączeniu dodatkowych funkcji możesz korzystać z nagrań rozmów, szczegółowych zestawień i CRM. Możliwość zmiany opcji menu, plików audio i scenariuszy w panelu zależy od konfiguracji i uprawnień.

Co można skonfigurować

• Różne działania w godzinach pracy i poza nimi.
• Przekazywanie rozmów do działu, kolejki lub pracownika.
• Informacje odtwarzane klientowi bez konsultanta.
• Obsługę połączenia, gdy nikt nie odpowie.

Nie każda rozmowa musi przechodzić przez menu. Dobierzemy trasę do potrzeb klienta.

Scenariusz i nagranie

Głos firmy zaczyna się od tekstu

Zrozumiałe opcje

Najpierw określamy główne powody połączeń i odpowiedzialnych pracowników. Następnie przygotowujemy krótkie powitanie z prostymi nazwami działów.

Nie przeciążamy pierwszego menu zbędnymi poziomami. W trudniejszych sprawach przewidujemy możliwość połączenia z pracownikiem.

Odpowiedni głos i język

Uzgodnimy profesjonalne nagranie lektorskie lub syntezę mowy, tempo i styl komunikatu. Dla różnych odbiorców można przygotować kilka wersji językowych.

Długość tekstu, liczba języków i sposób nagrania wpływają na cenę.

Cena IVR

Menu głosowe od 110 PLN

Indywidualna wycena

od 110 PLN

Końcowa cena zależy od scenariusza i wybranego sposobu nagrania.

Zakres prac i sposób rozliczenia uzgodnimy przed podłączeniem. Usługi centrali i połączenia są rozliczane według wybranych warunków.

Co wpływa na cenę

• Liczba opcji i poziomów menu.
• Złożoność tras i dodatkowych działań.
• Długość nagrania i liczba języków.
• Nagranie lektorskie lub synteza mowy.
• Potrzebne integracje i konfiguracja.

Od pomysłu do pierwszej rozmowy

Jak uruchomić IVR

01

Scenariusz

Omawiamy potrzeby, opcje menu i trasy połączeń.

02

Nagranie

Przygotowujemy tekst i uzgodnione nagranie.

03

Konfiguracja

Podłączamy menu do wybranego systemu telefonii.

04

Sprawdzenie

Testujemy przyciski, przekazywanie połączeń i działania rezerwowe.

Uzupełnij rozwiązanie

Połączenia przychodzące pod kontrolą.
Wychodzące — według dobranej taryfy.

Wirtualna centrala może również dobierać trasę połączenia wychodzącego z uwzględnieniem jego kierunku i podłączonych taryf.

Jeśli jest to potrzebne Twojej firmie, omówimy rozwiązanie razem z menu. Możliwość rozmów wewnętrznych bez dodatkowych opłat i spodziewane oszczędności zależą od konfiguracji oraz warunków obsługi.

IVR od Stream Telecom

Pomożemy klientowi
znaleźć właściwą odpowiedź

Opowiedz, w jakich sprawach najczęściej dzwonią Twoi klienci. Przygotujemy strukturę menu, nagrania i sposób obsługi połączeń.

Omówmy Twój scenariusz

+48 780 908 438

sales@streamtelecom.pl