Jak skutecznie wdrożyć wirtualną centralę telefoniczną w swojej firmie?

Dziś podzielimy się z Wami tym, jak my, w Stream Telecom, podłączamy nowych klientów do Wirtualnej Centrali Centralnej. Przez jakie etapy przechodzimy, jakie trudności może napotkać biznes na tej drodze. W każdym razie ten artykuł w formie studium przypadku będzie informacyjny dla każdej firmy, która na co dzień komunikuje się z klientami przez telefon, komunikatory lub pocztę.

Stream Telecom jest krajowym operatorem komunikacji biznesowej na Ukrainie. Zajmuje się łączeniem szerokiego zakresu usług: telefonii IP, Wirtualna centrala telefoniczna, system CRM, śledzenie połączeń, wysyłka SMS/Viber, Robocall, IVR, GetClient i wiele więcej.

Etap 1: pierwsza znajomość

Wszystko zaczyna się od zbadania potrzeb biznesowych Klienta i sformułowania zadania. Nie każdy potrzebuje tego samego rozwiązania na rynku. Do opisu połączenia PBX wybraliśmy nietypowego klienta – Ministerstwo Sprawiedliwości z Iwano-Frankiwska. Zadanie od klienta było następujące:

„Organizacja projektu telefonicznego umożliwiającego odbieranie połączeń z bezpłatną infolinią 0800 od podstaw”

Przed złożeniem wniosku o Stream Telecom instytucja państwowa korzystała z przestarzałego telefonu stacjonarnego i słyszała wyłącznie o telefonii IP. Było to dla nich nowe doświadczenie. Po wielu miesiącach rozmów o zadaniach, cenach i inwestycjach z partnerami zagranicznymi przystąpiliśmy do rozwiązywania zadania.

ㅤ

Etap 2: proces decyzyjny

Tutaj zaczyna się zabawa. Etap ten można umownie podzielić na 3 punkty:

• Zakup nowego sprzętu.
• Łączenie usług.
• Integracja z systemem CRM.

Przyjrzyjmy się pokrótce każdemu etapowi rozwiązania problemu.

Zakup nowego sprzętu

Zaletą telefonii w chmurze jest to, że można zaoszczędzić na zakupie nowego sprzętu. Jeśli prowadzisz małą firmę, możesz skorzystać z istniejącego komputera, laptopa lub tabletu. Do komunikacji wystarczy dostęp do Internetu i zestaw słuchawkowy. Średnie i duże firmy kupują telefony IP, routery i inny sprzęt według własnego uznania.

W naszym przypadku Ministerstwo Sprawiedliwości stworzyło od podstaw call center i bezpłatną infolinię. Do tego zadania zakupiono laptopy i słuchawki dla operatorów.

Łączenie usług

Następnie przyłączono szereg usług telefonicznych:

1. Wielokanałowy numer 0800. Całkowicie bezpłatnie dla klientów. Na jeden numer można jednocześnie odebrać do 333 połączeń.
2. Mobilny numer SIP dla połączeń wychodzących. Numer nie jest przypisany do konkretnego urządzenia, można z niego korzystać wszędzie tam, gdzie jest dostęp do Internetu. Ceny komunikacji są tańsze w porównaniu do GSM. Dodatkowe funkcje obejmują nagrywanie rozmów, przekazywanie połączeń, pocztę głosową i inne.
3. Łączenie nazwy Alpha dla SMS-ów. Ministerstwo wysyła SMS-y techniczne do swoich klientów na ich prośby. Nazwa alfa budzi większe zaufanie u klientów, ponieważ widzą, że otrzymują wiadomość od oficjalnej instytucji.
4. Rekord wyjątkowy pozdrowienia. Od pierwszych sekund człowiek poczuje powagę organizacji i jej otwartość na klientów.

Choć Ministerstwo Sprawiedliwości po raz pierwszy zetknęło się z technologią VoIP, nie było problemów z połączeniem usług.

ㅤ

Integracja z systemem CRM

Ostatnim etapem jest integracja. Stream Telecom ma Ponad 30 integracji z innymi systemami, usługami, komunikatorami. Lista jest stale aktualizowana. Co biznes zyskuje na takiej synergii?

1. Praca z połączeniami będzie prowadzona w jednym systemie.
2. Nagranie rozmów zostanie natychmiast wciągnięte do CRM.
3. Lód jest tworzony automatycznie w przypadku połączenia przychodzącego.
4. Powiązanie „klient-manager” z możliwością przekierowania połączeń.
5. Zadzwoń jednym kliknięciem (Kliknij, aby połączyć).
6. Wyświetl całą historię połączeń.

Lista korzyści zależy od wyboru systemu CRM. W każdym razie dzięki integracji firmy, w tym nasz Klient, nie przegapią ani jednej rozmowy, zoptymalizują procesy biznesowe i lepiej zrozumieją swoich klientów.

Swoją drogą niedawno mieliśmy nową integrację z Firmao. To polskie oprogramowanie chmurowe służące do automatyzacji procesów CRM/WMS. Przeznaczony dla małych i średnich firm. Dzięki swojej modułowej konstrukcji zapewnia wyjątkową możliwość szybkiego i łatwego dostosowania do specyficznych potrzeb każdej firmy. Firmao to świetna alternatywa dla Salesforce, HubSpot, Zoho i Bitrix24.

Etap 3: wyniki

W takich przypadkach najtrudniejsza część pozostaje za kulisami, a mianowicie strona prawna. Ale w rezultacie uzyskaliśmy dobry wynik:

• Praca operatorów została zorganizowana, wszystkie stanowiska pracy były gotowe do przyjmowania wezwań w terminie określonym umową.
• Przeprowadziłem szkolenie z pracy z telefonią i jej narzędziami.
• Zminimalizowano liczbę nieodebranych połączeń z 50% do 10%. Stało się to możliwe dzięki dostosowaniu scenariuszy rozmów przychodzących i rozbudowie stanowisk pracy.

Jeśli szukasz rzetelnego dostawcy, który podejmie się projektów o dowolnej złożoności, skontaktuj się z nami pod adresem Stream Telecom już dziś, a jutro zacznij korzystać z nowoczesnej telefonii.