Przejście na nową telefonię IP jest zarówno ekscytującym, jak i poważnym projektem. Obiecuje nowe możliwości, ale i niesie ze sobą nieznane. A nikt nie chce mieć kłopotów. Dlatego zebraliśmy 6 głównych etapów wyszukiwania, konfiguracji i instalacji VoIP. Po przeczytaniu poczujesz się pewniej i spokojniej w tej kwestii. 

Cóż, usiądź wygodniej, zaczynamy!

Etap 1: przygotowanie i poszukiwanie operatora Telefonia IP

Na tym etapie doprecyzujesz swoje potrzeby, poznasz dodatkowe funkcje systemu telefonicznego, a także jak znaleźć „swojego” operatora telefonii SIP.

1. Do jakich potrzeb potrzebujesz telefonii?

Codziennie komunikujemy się z setkami przedsiębiorców. Często okazuje się, że nie mają jasno określonych potrzeb w zakresie telefonii IP. I to jest problem. 

Podstawowe potrzeby obejmują:

• zwiększenie lojalności klientów;
• wzrost zysku;
• kształtowanie wizerunku marki.

Z nich wynika więcej „przyziemnych” problemów, które rozwiązuje VoIP. Na przykład chcesz po prostu obniżyć koszty usług komunikacyjnych. Lub do monitorowania menedżerów sprzedaży, ponieważ wpływają skargi od klientów itp.

Ponadto, zanim zaczniesz szukać usługodawcy, musisz wiedzieć:

• ilu masz pracowników (lokalnych i zdalnych);
• ile numerów biurowych ma Twoja firma;
• który masz systemu CRM.

Operator na 100% poprosi Cię o te dane. Dlatego przygotowanie nie zaszkodzi.

2. Dodatkowe funkcje telefonii IP

Wirtualna centrala PBX otwiera wiele możliwości dla biznesu. Nierzadko można się pomylić ze wszystkimi usługami telefonii IP oferowanymi przez usługodawcę. Oto najlepsze:

• Przekierowywanie połączeń (inteligentny skrypt). Umożliwia dystrybucję połączeń do pracowników z uwzględnieniem godzin pracy, specyfiki pracy i obciążenia pracą. 
• IVR. Usługa przekazuje informacje klientowi bez angażowania pracowników. Zmniejsza to obciążenie działów. Usługa ta obejmuje powitanie głosowe, które bierze udział w tworzeniu wizerunku.
• Lepkość. Umożliwia połączenie klienta z przypisanym mu menadżerem podczas połączenia przychodzącego. Wyróżnia się również super lepkość. Generalnie jest to akrobacja. Nowy klient jest od razu przydzielany do konkretnego menadżera i cały czas będzie się z nim komunikował. 
• Nagrywaj rozmowy. Ulubiona funkcja menedżerów sprzedaży i contact center. Dzięki niemu możliwe jest teraz karanie pracowników na podstawie faktów!
• Śledzenie połączeń. Wąsko skupiona funkcja. Potrzebne dla firmy, która konfiguruje reklamy offline/online. Wiąże unikalny numer ze źródłem ruchu. Dzięki tej funkcji będziesz dokładnie wiedzieć, ilu i jakich klientów przyciągnęła Twoja reklama. 

Usługi te to tylko niewielka część ogromnej różnorodności. Zasadniczo nie musisz się zastanawiać, które usługi będą Ci potrzebne, a które nie. Operator zrobi to za Ciebie. Co więcej, w oparciu o własne potrzeby (to po raz kolejny potwierdza wagę ich identyfikacji). Ale ogólne pojęcie o dostępnych usługach nie zaszkodzi na etapie wyszukiwania. 

3. Wydajność i organizacja miejsca pracy

Więc jak Telefonia IP działa przez Internet, wtedy istotna jest jego prędkość. Aby zapewnić niezawodną transmisję głosu poprzez protokół SIP, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami:

• Przepustowość: 100 kbit/s na linię (przykład: 10 linii wymaga 1000 kbit/s lub około 1 Mbit/s);
• Opóźnienie: 150 milisekund lub mniej;
• Drganie: 20 milisekund lub mniej.

Warto pomyśleć także o urządzeniach komunikacyjnych. Jeśli prowadzisz działalność polegającą na doradztwie i kontaktowaniu się z klientami 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, możesz rozważyć zakup zestawy słuchawkowe dla menedżerów.

Czy jesteś fanem telefonów analogowych? wtedy stacjonarne telefony IP – najlepszy wybór. Łączą się bezpośrednio z Internetem za pomocą kabla i posiadają wygodne funkcje.

Ważne jest, aby zrozumieć, że jakość dźwięku zależy przede wszystkim od szybkości Internetu, a dopiero potem od jakości sprzętu. Dlatego praca przez Wi-Fi nie jest dobrym pomysłem.

4. Zapoznaj się z ofertą komercyjną i skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego

Większość z nas chce dobrze wyglądać w oczach innych. To kluczowy moment dla biznesu. Dlatego bądź niezwykle uważny i spójrz palcami na jasne oświadczenie operatorów. Jak nie dać się nabrać na wędkę?

• Zapytaj swojego usługodawcę Telefonia IP wysłać Ci ofertę handlową. Spójrz Yogo. Sprawdź inne firmy i znajdź najlepszą dla siebie opcję.
• Skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego. Wszyscy czołowi operatorzy oferują bezpłatne korzystanie z dowolnych usług aż do 7 dni.
• Zadawaj pytania/problemy i zobacz, jak zachowuje się obsługa wsparcia. Jeśli na Twoje pytania usłyszysz powolne „tak” lub „nie”, problemy zostaną rozwiązane na dłużej niż 30 minut (lub w ogóle nie zostaną rozwiązane) – jest to poważny powód do zakończenia współpracy.

W ten sposób upewnisz się, czy dana firma jest dla Ciebie odpowiednia, a następnie podejmiesz ostateczną decyzję.

Faza 2: Migracja i konfiguracja użytkownika

Po wybraniu usługodawcy czas porozmawiać o konfiguracji VoIP. Na tym etapie nie będzie stresu. Operator telefonii IP pomoże Ci szybko się zaaklimatyzować.

5. Przenoszenie numeru telefonu

Dla prawie wszystkich firm numer telefonu jest ich tożsamością. Dlatego tak ważne jest, aby go przenieść wirtualna centrala telefoniczna. Na szczęście Twój operator może z łatwością obsłużyć ten proces.

Służy do konwersji komunikacji analogowej lub mobilnej na cyfrową Bramy IP o.o Bramki GSM. Można je kupić samodzielnie lub wypożyczyć miejsca u operatora. 

Aby szybko przenieść numer do centrali chmurowej, zaleca się korzystanie z numerów tymczasowych przez kilka dni.

6. Kupowanie kanałów i konfigurowanie routingu

Ważne jest, aby zrozumieć, że telefonia IP otwiera dostęp do wielokanałowości. Oznacza to, że menadżerowie jednego numeru mogą wykonywać/odbierać połączenia w tym samym czasie. Musisz więc określić, ile kanałów będziesz potrzebować. Na przykład masz jeden pokój i 3 pracowników. Trzeba więc kupić 3 kanały, żeby wszystkie mogły komunikować się z klientami w tym samym czasie.

Wraz z wielokanałowością otwiera się kolejna umiejętność telefonii SIP – routing. Dzieli się na przychodzące i wychodzące. Połączenia przychodzące mogą być dystrybuowane do pracowników zgodnie ze specyfiką ich pracy, obciążeniem pracą i godzinami pracy. 

Połączenia wychodzące są bardziej subtelne i skomplikowane. Przy ich ustalaniu brane są pod uwagę następujące czynniki:

• kierunek połączenia;
• równowaga liczb;
• darmowe minuty

Reguły połączeń wychodzących można skonfigurować jednakowo dla całej firmy oraz indywidualnie dla każdego pracownika czy działu. 

W każdym razie operator poinformuje Cię o wszystkich szczegółach. Powie Ci, ile kanałów potrzeba dla Twojego biznesu, a także dostosuje telefonię do Twoich potrzeb. 

Wniosek

Podsumowując, chcę powiedzieć, że powodzenie przejścia, konfiguracji i sprawnego działania telefonii zależy bezpośrednio od usługodawcy. 

Znalezienie operatora jest czasami tak trudne, jak znalezienie miłości swojego życia. Nie, to prawda. Dlatego nie spiesz się z wyborem. Lepiej poświęcić trochę czasu na analizę i testowanie, niż później żałować wydanych wysiłków i zasobów.