TOP-7 zalet Virtual PBX Stream Telecom dla biznesu

Firmy inwestują pieniądze w reklamę, aby uzyskać większy ruch. Jednak część potencjalnych zleceń ginie już w trakcie rozmowy: klient nie doczekał się odpowiedzi, nie trafił do odpowiedniego specjalisty lub w ogóle nie otrzymał obiecanego oddzwonienia.

Aby ograniczyć takie sytuacje, należy zorganizować cały proces: rozdzielać połączenia pomiędzy pracownikami, wracać do nieodebranych i zapisywać historię komunikacji. Pomaga w tym Wirtualna centrala telefoniczna Stream Telecom — oparty na chmurze system zarządzania połączeniami korporacyjnymi. Łączy numery i pracowników, a dzięki integracji z CRM łączy rozmowy telefoniczne z pracą na zamówieniach.

Rozważmy siedem zalet, które pomogą zespołowi lepiej współpracować z klientami i menedżerami – aby zobaczyć wynik tej pracy.

Jeżeli firma korzysta z numeru jednokanałowego, w czasie rozmowy menadżera linia może być zajęta dla innych klientów. Numer wielokanałowy pozwala na odbieranie kilku połączeń jednocześnie. Wirtualna centrala dystrybuuje je wśród pracowników według zdefiniowanych przez Ciebie zasad.

Aby to zrobić, skonfiguruj:

Nawet jeśli nie można było odebrać, połączenie pozostaje w historii. Zespół widzi, kogo należy wezwać ponownie.

Jest to szczególnie ważne w okresie promocji i zwiększonego sezonowego popytu. Przed wyświetleniem reklamy możesz dodać pracowników do odbierania połączeń i zmienić kolejność dystrybucji, aby zespół był gotowy na więcej połączeń.

Kiedy klient dzwoni ponownie, oczekuje kontynuacji rozmowy. Integracja telefonii z CRM pozwala menadżerowi szybko odnaleźć poprzednie połączenia i zorientować się, na jakim etapie jest zamówienie.

W zależności od funkcjonalności i ustawień CRM, pracownik w trakcie rozmowy może otworzyć kartę klienta, wykonywać z niej połączenia, przeglądać historię połączeń oraz odsłuchiwać nagrania. Dane o rozmowach przekazywane są do systemu automatycznie, a menadżer zapisuje umowy i kolejne zadania na karcie.

Mniej czasu na szukanie informacji – więcej uwagi poświęconej klientowi. Jest to zauważalne, gdy do pracy przyłącza się kolejny pracownik: widzi wcześniejsze kontakty i zapisane umowy.

Możliwość integracji z wirtualną centralą PBX Stream Telecom StreamCRM lub z innym CRM. Przed uruchomieniem sprawdzimy kompatybilność i określimy, jakich funkcji integracji potrzebuje Twój zespół.

Kupujący, który wybiera produkt, potrzebuje porady sprzedawcy. Klientowi, który określi dostawę, pomaga odpowiedni dział. Jeśli wszystkie połączenia kierowane są najpierw do jednej osoby, osoba ta spędza czas na ręcznym ich rozdzielaniu.

Menu głosowe IVR pomaga od razu skierować połączenie na właściwy temat. Klient wybiera pozycję z menu, a centrala łączy go z osobą odpowiedzialną.

Regulamin może uwzględniać także harmonogram pracy. Na przykład pod koniec zmiany telefon trafia do dyżurującego pracownika, albo klient słyszy komunikat o godzinach pracy.

Pomożemy Ci zbudować skrypt z krótkim menu i jasnymi wyborami. Dzięki temu klientowi łatwiej będzie znaleźć odpowiedniego specjalistę, a zespołowi skupić się na swoich zadaniach.

Telefonia współdzielona pozwala na organizację pracy biura, oddziałów i pracowników zdalnych. Klienci dzwonią na numery firmowe, a centrala kieruje połączenia do pracowników niezależnie od tego gdzie się znajdują.

Do pracy przez Internet można wykorzystać komputer z zestawem słuchawkowym, smartfon z aplikacją lub telefon IP. Numery wewnętrzne umożliwiają szybki kontakt ze współpracownikami i przekazywanie połączeń pomiędzy działami.

Przykładowo nowy oddział może samodzielnie przyjmować odwołania lokalne i przekazywać kompleksowe konsultacje specjalistom z centrali. Klient nie musi szukać kolejnego numeru i dzwonić ponownie.

Nagranie rozmowy pozwala dokładnie odtworzyć, o co pytał klient i na co odpowiedział menadżer. Przydaje się to, gdy chcesz sprawdzić warunki zamówienia, przeanalizować reklamację lub przygotować informację zwrotną dla pracownika.

Zapisy również pomagają:

Na przykład kupujący regularnie pytają o warunki zwrotu. Słuchając rozmów, menedżer może dowiedzieć się, czy menedżerowie wyjaśniają je wystarczająco jasno. Następnie zmień sformułowanie i zobacz, czy jest mniej nieporozumień.

Konkretny przykład z rozmowy pomaga pracownikowi dokładnie zrozumieć, co należy poprawić. Szkolenie opiera się zatem na codziennych zadaniach zespołu.

Aby właściwie rozłożyć obciążenie pracą, menedżer musi wiedzieć, kiedy przychodzą połączenia przychodzące, kto je odbiera i ile połączeń pozostaje bez odpowiedzi. Wirtualna centrala prowadzi statystyki połączeń przychodzących, wychodzących i nieodebranych, a także czas trwania rozmów.

Dane te pomagają w podejmowaniu praktycznych decyzji:

• Wielu opuściło zajęcia w porze lunchu. Przejrzyj harmonogram przerw, aby część zespołu była na bieżąco.
• Jeden menadżer jest przepracowany, inni odbierają niewiele telefonów. Sprawdź zasady przydziału i dostępność pracowników.
• Po rozpoczęciu kampanii telefonów było więcej. Oceń, czy konieczne jest zatrudnienie dodatkowych pracowników.

Aby ocenić sprzedaż, należy porównać statystyki połączeń z wynikami w CRM. Liczba rozmów pokazuje aktywność, a dane dotyczące zamówienia pomagają zrozumieć, do czego doprowadziło.

Dla Virtual PBX nie ma konieczności zakupu i utrzymywania własnego serwera telefonicznego. Dobierzemy konfigurację pod kątem ilości pracowników, obciążenia i zadań firmy, dostosujemy rozkład połączeń i podłączymy uzgodnione integracje.

Przed rozpoczęciem pracy wyjaśnimy zespołowi, jak korzystać z systemu. Twojej firmie zostanie przydzielony osobisty menadżer, do którego będziesz mógł się zwrócić z pytaniami dotyczącymi ustawień i usług.

Jeśli Twoja firma się rozwinie, możesz rozszerzyć swoją telefonię: dodać więcej pracowników służby zdrowia, podłączyć nowy oddział lub zmienić scenariusze. Pomożemy Ci dostosować system do dalszych zmian.

Przetestuj wirtualną centralę PBX Stream Telecom za darmo przez 14 dni.

W tym czasie będziesz mógł ocenić, w jaki sposób dystrybuowane są rozmowy, jak wygodnie jest pracować menedżerom i jakie dane otrzymuje menedżer. Pomożemy Ci skonfigurować system pod Twoje zadania i ustalimy niezbędne integracje.

Przed rozpoczęciem testów wyjaśnimy zasady korzystania i obliczymy koszt wybranej konfiguracji. Będziesz wiedział jak będzie działać telefonia i ile będzie kosztować dalsze korzystanie z niej.

Zostaw prośbę o przetestowanie — skonfigurujemy wirtualną centralę PBX dla Twojego zespołu i pomożemy Ci zacząć.